Panele dyskusyjne – jak wykorzystać ich potencjał

Często słyszę w trakcie konferencji, że organizowane panele dyskusyjne są nudne i nic nie wnoszą. To taki czas kiedy można iść na kawę, porozmawiać ze znajomymi przy stoisku lub oddzwonić na nieodebrane telefony. Myślę, że wcale nie musi tak być. Poniżej znajdziesz kilka pomysłów jak panele dyskusyjne mogą stać się najciekawszą częścią konferencji.

Ostatnio miałam okazję brać udział w kilku konferencjach. Niektóre z nich były nudne tzw. „zapchaj dziury” ale było też kilka wspaniałych rozmów, które mocno na mnie wpłynęły. Często sama prowadzę panele dyskusyjne lub biorę w nich udział i zaczęłam zastanawiać się co zrobić, by były one lepsze? Jak sprawić, by zarówno uczestnicy wydarzenia, jak i sami paneliści maksymalnie na nich skorzystali?

Poniżej przedstawiam kilka obserwacji i wniosków, które na pewno przydadzą się przyszłym prowadzącym panele.

1. Zdefiniuj cel panelu dyskusyjnego

Ok, wiem, że to może być banalne stwierdzenie. Jednak jak się głębiej nad tym zastanowić, to czy często je sobie zadajesz?

Obecnie uważam, że słuchacz panelu dyskusyjnego powinien mieć wrażenie, że przysłuchuje się rozmowie przyjaciół w kawiarni. Przyjaciół, którzy dzielą się swoją opinią, doświadczeniem. Czasem podadzą jakieś dane, ale przede wszystkim wyciągają wnioski. Mówią co było dobrze, a gdzie się pomylili. Co teraz zrobiliby inaczej, jak oceniają to co ostatnio oglądali itp.

W mojej ocenie panel ma przede wszystkim jeden cel – opinii innych osób, których często uważamy za ekspertów w swojej dziedzinie.

Oczywiście dobrze jest, jak można się czegoś nauczyć, ktoś przedstawi jak coś zrobił. Jednak najważniejszą rzeczą jest przedstawienie swojego punktu widzenia. Tego jak ocenia się konkretną rzecz/ problem / sytuacje, jak się na nią patrzy.

Jak to zrobić?

By to osiągnąć przede wszystkim trzeba dobrze przygotować swój panel dyskusyjny:

a) Poznaj panelistów

Jeżeli ich wcześniej nie znasz oczywiście. To bardzo czuć, kiedy rozmawiając z zaproszonymi osobami jest pewien dystans, brakuje tej swobody, którą mamy z bliskimi nam osobami. Kiedy w panelu są dużo starsze od Ciebie osoby to może być jeszcze trudniejsze. Skrócenie dystansu z takimi osobami wymaga większego wyczucia i nieraz jest niemożliwe z racji pełnionych przez nich funkcji. Warto jednak poznać je wcześniej, zadzwonić, porozmawiać ciut dłużej niż tylko pięć minut przed wejściem na scenę.

b) Przygotuj się z tematyki o której będzie mowa –

Niby banalne, ale czasem dostajesz propozycję poprowadzenia wydarzenia, które zupełnie nie jest z obszaru Twojej specjalizacji lub tylko o niego zahacza. Spróbuj zrozumieć, jakie pytania mogą mieć osoby, które przyjdą posłuchać Waszego wystąpienia.

c) Przygotuj zagadnienia

Uwzględniające cele panelu. Podziel się nimi z pozostałymi uczestnikami dyskusji. Podpytaj ich co o tym myślą, może mają swoje propozycje. Personal branding, prezentacja efektów projektu, promocja usług. Każdy z interesariuszy: organizator, panelista, słuchacz ma swoje cele, a Ty jako moderator powinieneś dążyć do ich realizacji.

d) Dowiedz się, kto będzie Was słuchał

Bardzo ciekawa rzecz wydarzyła się podczas jednego z paneli jakiemu przysłuchiwałam się ostatnio. Dotyczył wykorzystania sztucznej inteligencji w Internecie Rzeczy. Jedna z uczestniczek  w trakcie sesji pytań wstała i powiedziała, że spodziewała się dużo bardziej zaawansowanej rozmowy Oczekiwała, że usłyszy wnioski, które wykraczają poza utarte, powtarzane zdania.

Wszystkich zamurowało, ale po chwili zaczęli klaskać.

Dla mnie to było zupełne zaskoczenie, które jednocześnie pokazało, że nie wolno ignorować słuchaczy. Skoro konferencja ma pewien format i jest adresowana do konkretnej grupy odbiorców powinniśmy zrozumieć ich potrzeby.

Dlatego tak ważne jest ustalenie celu oraz osób, które będą nas słuchały. By z jednej strony debata nie była zbyt skomplikowana dla początkujących i zbyt nudna dla zaawansowanych.

2. Odpowiednie prowadzenie panelu dyskusyjnego

Ty jako moderator nadajesz ton tej rozmowie. Bardzo podobało mi się jak prowadzący w trakcie jednej z dyskusji nim jeszcze zaprosił osoby na scenę, zrobił wprowadzenie. Przedstawił problem jaki będą poruszać, a następnie po kolei zaprosił osoby do zajęcia foteli.

Następnie każdy miał za zadanie opowiedzieć o sobie i dlaczego warto jej posłuchać uważnie w trakcie całej debaty.

Ciekawym rozwiązaniem jest też dwójka moderatorów. To co mi się rzuciło w oczy, to kiedy mają one nieraz różne zdania i siedzą po obu stronach sceny. Dzięki temu można nadać całej rozmowie jeszcze większej dynamiki.

Średnio podoba mi się odpytywanie z jednego pytania wszystkich uczestników. Wtedy prawie jak w szkole, każdy musi odpowiedzieć co myśli. Przygotowanie konkretnych pytań pod wybrane osoby bardzo się sprawdza, a jeszcze lepiej kiedy te osoby same między sobą rozmawiają. Dopowiadają, sugerują. Jako moderator możesz to stymulować poprzez zadawanie dodatkowych pytań osobom na scenie.

Przykład:

Moderator: Kasiu, powiedz co myślisz o zastosowaniu sztucznej inteligencji w medycynie.

Katarzyna: Bardzo mi się ten temat podoba… (podaje przykłady zastosowania)

Moderator: Tomku, a co myślisz o tym co powiedziała Kasia. Zgadzasz się? Masz jakieś uwagi?

Tomasz: Tak, ale mam jeszcze kilka swoich (podaje przykłady)

Przygotowując się do panelu dyskusyjnego często ustalamy ilość zagadnień jakie warto poruszyć. W trakcie jednego z paneli rozmowa nt. kobiet w branży IoT, tak bardzo pogłębiła się w jednym obszarze, że zajęła 80% czasu. Kiedy potem rozmawiałam z prowadzącą zapytałam ją czy taki był cel. W odpowiedzi pokazała mi notatki jakie miała przygotowane. To było jedno z dziesięciu zagadnień jakim chciała się zająć. Powiedziała, że skoro uczestnicy tak bardzo tym tematem się zajęli, znaczy, że był dla nich ważny i trzeba było go rozwinąć, bo to była dla nich dyskusja.

Świetne podejście, które jak się potem okazało sprawiło, że po dyskusji wszyscy zostaliśmy i dalej przedstawialiśmy już w kuluarach swoje wnioski.

3. Kontakt z salą

Często rozmawiając z różnymi organizatorami pada pytanie: umożliwiać czy nie umożliwiać pytań z sali, a jeżeli tak, to kiedy?

Osobiście jestem zdania, że wszystko zależy. Odradzam sztywne dzielenie czasu przeznaczonego na dyskusję na: pół rozmawiamy z zaproszonymi gośćmi, pół między sobą. Może to być troszkę sztuczne, ale gorsze może się okazać kiedy nasi słuchacze nie będą mieć pytań i połowa panelu będzie prowadzona „na siłę” bo został czas, a nikt nie pyta.

Myślę, że najlepiej umożliwić zadawanie pytań w trakcie rozmowy. Zadaniem moderatora będzie tutaj baczne obserwowanie nie tylko panelistów, ale także i sali, by w porę wypatrzeć uniesioną do góry rękę.

4. Ubiór

Myślę, że mężczyźni mają tutaj łatwiej. Jeansy i koszula, marynarka i odpowiednie spodnie. Z kobietami chyba jest trudniej. Mam wrażenie, że od kobiet bardziej się tutaj wymaga, ale to może być tylko moje wrażenie.

Sama uwielbiam sukienki. To prosty i szybki sposób by wyglądać dobrze, a nie myśleć o tym czy wszystko do siebie pasuje. Na oficjalne wydarzenia nie zakładam ich za krótkich, a i tak widziałam potem na zdjęciach, że siedząc w panelu podwinęła mi się sukienka i pokazałam za dużo uda… nie był to mój cel, wręcz było mi głupio z tego powodu. Dlatego teraz będę wybierała jeszcze dłuższe sukienki.

To co jest na pewno ważne to buty. I nie mówię o tym, że powinny być czyste bo to oczywiste. Powinny być na pewno zadbane. U kobiet źle wypadają buty na płaskim obcasie, chyba, że bardzo pasują do stylizacji. Zachęcam do nałożenia obcasów chociaż miałyby być tylko na sam panel. Według mnie o wiele lepiej się wtedy kobieta prezentuje.

5. Mowa ciała

Siedzisz na scenie, często słuchacze mają na wysokości oczu Twoje stopy. Zawsze bawi mnie kiedy słucham wystąpień i patrzę na to, co wypowiadający robią z nogami. Wyginają, nieraz w bardzo dziwnych kierunkach tak, że czasem przypominają kaczkę. Przekładają z nogi na nogę. Doskonale to rozumiem. Są skupieni na tym co inni mówią, zaraz sami będą się wypowiadać więc słuchając innych myślą co sami powiedzą. Do tego jeszcze nieraz dochodzi debata w obcym języku, więc zastanawiamy się jak to przedstawić itp.

Zachęcam jednak, żeby zwrócić na to uwagę i spróbować zacząć kontrolować to co robimy ze swoim ciałem w trakcie dyskusji.

Z boku, ktoś kto nas nie zna może nie zobaczyć super doświadczonego managera, a powywijaną w różne strony postać.